فيلم تعريفي عن المعهد التقني السماوة – إنجازات ومسيرة علمية متميزة
الشعبة الإدارية هي العمود الفقري للإدارة المؤسسية، تشرف على شؤون الموظفين، التوثيق، التقاعد، الخدمات والصيانة، وتعمل على تطوير الأداء الإداري وفق رؤية حديثة.
البريد الإلكتروني: [email protected]
منتسبو الشعبة الإدارية
زينب جبار محمد
مدير فني أقدم / مسؤولة الشعبة
خديجة عمران موسى
مدير أقدم / مسؤولة وحدة التقاعد
منتهى عطية حساني
مدير فني أقدم / مسؤولة وحدة الهياكل التنظيمية
بشرى حرز حسون
محاسب / مسؤولة وحدة الصادر
خولة عبد الله دويش
مدير فني / مسؤولة الطبع
زهراء عبد الرضا
كاتب حسابات / الأضابير الشخصية
فاطمة ساير خضير
كاتب حسابات / الأرشفة
نبأ غانم كاظم
مدير فني أقدم / مسؤولة الأرشفة
هيبت حسن هبيش
مدرس مساعد
عادل مجيد حمزه
م. مدير / معتمد
صابرين يوسف حمزه
م. مهندس زراعي
سجى عبد الكريم جبار
م. ملاحظ
رسل كريم عبيد
محاسب
المهام والواجبات العامة للشعبة
- الإشراف على أداء العمل لمنتسبي الشعبة ومتابعة نشاطاتهم وتوزيع المهام حسب الوحدات.
- صياغة الخطط والبرامج لعمل الشعبة ومتابعة تنفيذها.
- الإطلاع على البريد الوارد للشعبة وإحالته إلى الوحدة المختصة.
- الإجابة على استفسارات المعهد حول تطبيق الأنظمة والتعليمات الإدارية.
- تحديد نقاط الخلل في الأداء الإداري وتحديد حجم الفجوة.
- مخاطبة الجامعة وتحديد أطر العمل المطلوبة لإنجاز المعاملات الإدارية.
- تقييم أداء العاملين في الشعبة ورفعه للجهات ذات العلاقة.
- إعداد المطالعات اللازمة لتقديم المعلومات إلى الجامعة التقنية الوسطى.
- متابعة إنجاز قاعدة بيانات محدثة للتدريسيين والفنيين والإداريين والبنى التحتية.
- عضوية اللجان ذات العلاقة داخل المعهد.
- إقامة دورات تدريبية وتطويرية للعاملين في الشعبة الإدارية.
- تمثيل الشعبة في المؤتمرات والندوات العلمية والإدارية والفنية.
- التوصية بإقامة الدورات التدريبية اللازمة لمنتسبي الشعبة.
الوحدات التابعة للشعبة الإدارية
أولاً: وحدة الموارد البشرية
- إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بالمنتسبين (نقل، تنسيب، علاوات، إجازات، تغيير عناوين).
- تهيئة وتحديث سجلات الخدمة ومعلومات التسكين بالتنسيق مع الجامعة.
- متابعة الوثائق الدراسية وصحة صدورها، إنجاز معاملات التعيين وإعداد دفاتر الخدمة.
- إعداد استمارات العلاوات السنوية وتقييمها وإصدار الأوامر بمنح العلاوة.
- إصدار أوامر الانقطاع، الاستقالة، الإجازات المرضية والاعتيادية، ومتابعة التقارير الطبية.
- حضور اجتماعات لجنة التسكين في الجامعة التقنية الوسطى وإنجاز تسكين الفنيين.
- إصدار أوامر الشكر والتقدير والمكافآت المالية.
ثانياً: وحدة الملاك والتقاعد
- إحصائية شهرية لمنتسبي المعهد، وإحصائية بالمتغيرات كل ثلاثة أشهر.
- متابعة استمارات النزاهة وبنك المعلومات سنوياً، وإصدار الهويات بالتنسيق مع الجامعة.
- إصدار الأوامر الجامعية بالإحالة على التقاعد أو تمديد الخدمة الوظيفية.
- تدقيق طلبات إضافة الخدمات، إرسال معاملات التقاعد إلى هيئة التقاعد الوطنية.
- تدقيق استحقاق الموظف المحال على التقاعد (إجازات متراكمة، مكافأة تقاعدية) وفق قانون التقاعد الموحد.
- متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية بالتنسيق مع الشؤون المالية.
ثالثاً: وحدة التوثيق
- حفظ الأوامر الإدارية الصادرة وتنظيم الأضابير الخاصة بالمنتسبين.
- تنظيم سجلات الصادرة والواردة وتوزيع البريد على الأقسام والوحدات.
- فهرسة الأضابير والسجلات التعريفية، وتزويد وحدة الملاك بالمعلومات المطلوبة.
- المسؤولية عن جهاز البصمة الإلكترونية وإعداد تقاريرها.
- عمل سنكر (نسخ احتياطي) لكتب المباشرة والاستقالة والإعادة وتثبيت العمر وآخر راتب.
رابعاً: وحدة الخدمات والصيانة
- إدارة أعمال السائقين، توفير البانزين والزيوت للسيارات ومتابعة تصليحها.
- الإشراف على نظافة المبنى عبر عمال مؤقتين، رصد المبالغ وتنظيف المرافق.
- صيانة بناية المعهد، أجهزة التبريد، الأثاث، الكهرباء، والحدائق.
- صيانة مولدات المعهد وتوفير الكاز، تشكيل لجان داخلية وخارجية للفحوصات والمشتريات.
- الأعمال الصحية والتأسيسات الصحية لكافة المرافق (معالجة تسربات وكسر الأنابيب).
التطوير والتدريب المستمر
تقيم الشعبة دورات تدريبية متخصصة لمنتسبيها في مجالات الأرشفة الإلكترونية، أنظمة البصمة، تطوير المهارات الإدارية، وقانون الخدمة الجامعية.
الالتزام بمعايير الشفافية وتحديث قاعدة بيانات متكاملة تشمل جميع منتسبي المعهد (تدريسيين، فنيين، إداريين) لدعم القرار المؤسسي.