المهام والواجبات:
1- الإشراف على اداء العمل لمنتسبي الشعبة ومتابعة نشاطاتهم وتوزيع المهام حسب الوحدات بما يساعد على تطوير اداء العمل وتحسينه .
2- صياغة الخطط والبرامج لعمل الشعبة ومتابعة تنفيذها .
3- الاطلاع على البريد الوارد للشعبة واحالتة الى الوحدة المختصة .
4- الاجابة على استفسارات المعهد فيما يتعلق بتطبيق الانظمة والتعليمات الادارية .
5- تحديد نقاط الخلل في الاداء الاداري للمعهد وتحديد حجم الفجوة في الاداء .
6- مخاطبة الجامعة وتحديد اطر العمل المطلوبة لانجاز المعاملات الادارية .
7- تقييم اداء العاملين في الشعبة ورفعه للجهات ذات العلاقة بعد مناقشة المنتسبين حول اداءهم .
8- اعداد المطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى الجامعة التقنية الوسطى في مختلف المجالات .
9- متابعة انجاز قاعدة بيانات محدثة خاصة بالتدريسيين والفنيين والاداريين والبنى التحتية للمعهد.
10- عضوية اللجان ذات العلاقة داخل المعهد.
11- اقامة دورات تدريبية وتطويرية للعاملين في الشعبة الاداريــة.
12- تمثيل الشعبة في المؤتمرات والندوات العلمية والادارية والفنية ضمن نطاق اختصاص الشعبة .
13- التوصية بأقامة الدورات التدريبية اللازمة لمنتسبي الشعبة
وتتكون الشعبة من الوحدات الاتية:-
أولا:- وحدة الموارد البشرية:
المهام والواجبات
1- اصدارالاوامر الادارية الخاصة بالمنتسبين من التدرسيين والفنيين والاداريين(النقل /التنسيب/العلاوات/الاجازات /والاجازات المرضية والاعتيادية/وتغير العناوين/ وتحرير الكتب الرسمية.
2- تهيئة وتحديث سجلات الخدمة
3- تهيئة المعلومات الخاصة بالتسكين وبالتنسيق مع الجامعة.
4- الاجابةعلى الكتب الواردة من الجامعة ومن دوائر الاخرى
5- متابعة الوثائق الدراسية وصحة صدورها
6- انجاز المعاملات الخاصة بالتعين واعداد دفاتر الخدمة.
7- ادخال برنامج متكامل عن الفنيين يشمل المعلومات اللازمة لانجاز اعمال الفنيين بالصورة الصحيحة في الحاسوب (بيانات تعريفية)
8- اعداد استمارات العلاوات السنوية وتثبيت المعلومات المطلوبة عليها وارسالها الى الاقسام العلمية لغرض التقييم ومن ثم ارسالها الى السيد العميد وبعدها اصدار الامرالاداري بمنح العلاوة
9- اصدار اوامر الانقطاع عن الدوام الرسمي (التغيب بدون الراتب) ومتابعة المباشرة بعد الانقطاع
10- اصدار اوامر الاستقالة من الوظيفة بناءا “على طلب المنتسب او اعتباره مستقيلا” من الوظيفة اذا انقطع عن الدوام الرسمي لمدة عشرة ايام متتالية
11- اصدار اوامر الاجازات الاعتيادية والمرضية وصحة صدور التقارير الطبية
12- اعداد سجلات منظمة بالاجازات الطويلة والمنسبين من والى معهدنا والاجازات الدراسية والمتغيرات كافة
13- حضوراجتماعات لجنة التسيكن في الجامعة التقنية الوسطى وانجاز التسكين الخاص بالفنيين لكل عام وفي بعض الاحيان يكون الحضور شهريا
14- تهيئة المتغيرات ومتعابتها لكل فني وارسال نسخ منها الى لجنة التسكين في الجامعة.
15- اصدار اوامر الشكروالتقدير والمكافات المالية التي توصي بها السيد العميد
ثانيا:- وحدة الملاك والتقاعد
المهام والواجبات
1- عمل إحصائية لمنتسبي المعهد كافة شهريا.
2- عمل إحصائية بالمتغيرات كل ثلاثة اشهر
3- تدوين المعلومات في سجل الخطة لكافة المعهد
4- الإجابة على كتب الواردة من الجامعة
5- متابعة المنتسبين المنسبين داخل وخارج المعهد
6- متابعة سجل التسرب
7- متابعة استمارات النزاهة واستمارت بنك المعلومات سنويا
8- متابعة إصدار الهويات إلى المنسبين بالتنسيق مع الجامعة
9- اصدار الاوامر الجامعية بالاحالة على التقاعد بناءأً على طلب الموظف من غير بالغي السن القانوني أو الاسباب الصحية.
10- تمديد الخدمة الوظيفية للموظفين من غير التدريسين بعد استحصال الموافقات اللازمة لذلك .
11- تدقيق طلبات اضافة الخدمات وعرضها على اللجنة المشكلة لهذا الغرض واستحصال الموافقة الرسمية على محضرها ومن ثـم اصدار الامر الاداري اللازم لذلك وارسالها الى الجامعة
12- ارسال معاملة تقاعد منتسبي المعهد الى هيأة التقاعد الوطنية من خلال مخول بذلك لغرض منحه الحقوق التقاعدية .
13- تدقيق استحقاق الموظف المحال على التقاعد لرواتب الاجازات المتراكمة والمكافأة التقاعدية ومكافأة نهاية الخدمة وغيرها ووفقاً لقانون التقاعد الموحد ومواد قانون الخدمة الجامعية الخاصة بذلك .
14- متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية المستقطعة من منتسبي المعهد الى هيأة التقاعد الوطنية بالتنسيق مع قسم الشؤون المالية في المعهد.
15- احالة طلبات المنتسبين الى هيئة الجامعة التقنية الوسطى لكافة الاوامر(طلب اجازة اعتيادية براتب او بدون راتب/نقل /تنسيب /احالى الى التقاعد استقالة…………الخ
ثالثا:- وحدة التوثيق
المهام والواجبات
1- حفظ الأوامر الإدارية الصادرة من ذاتية التدريسيين والفنيين والاداريين
2- تنظيم الاضابير الخاصة بالمنتسبين من التدريسيين والفنيين والاداريين
3- تزويد ذاتية الفنيين بالمعلومات الخاصة بالمنتسبين
4- حفظ البريد الخاص بالمنتسبين بشكل يومي
5- تنظيم السجلات التعريفية بالأضابير وفهرستها
6- فهرست الاضابير لمنتسبي المعهد
7- تزويد وحدة الملاك والتقاعد بالمعلومات الخاصة بالمنتسبيين من التدريسيين والفنيين والاداريين
8- تنظيم سجلات الصادرة
9- تنظيم سجلات الواردة
10- توزيع البريد على الاقسام والوحدات والشعب كافة في المعهد
11- توزيع البريد الى خارج المعهد
12- توزيع الوارد من الجامعة التقنية الوسطى ومن الدوائر الاخرى
13- تنظيم سجلات توزيع البريد
14- حفظ الاوامر الادارية الرسمية
15- حفظ الكتب الصادرة والملفات الدوار
16- عمل سنكر لكتب المباشرة والاستقالة والاعادة وتثبيت العمرواخر راتب واجازات بدون راتب لكل المنتسبين في المعهد وخزنها في الحاسبة
17-المسؤولية عن جهاز البصمة الالكترونية واعداد تقاريرها المطلوبة .
رابعا:- وحدة الخدمات والصيانة
المهام والواجبات
1- ادارة اعمال سائقي المركبات الخاصة بالمعهد وتوفير البانزين والزيوت لكافة السيارات المستلمة من قبل سائقي السيارات او الموظفين .
2- متابعة تصليح السيارات من قبل لجان وتوفير الادوات الاحتياطية اللازمة لها .
3- متابعة الواجبات
4- القيام بتنظيف مبنى المعهد بواسطة عمال مؤقتين ورصد المبالغ اللازمة لهم.
5- صيانة بناية المعهد.
6- صيانة اجهزة التبريد ( نصب , تصليح )
7- صيانة المبنى الداخلي صيانة الاثاث , صيانة كهربائيات ( تاسيس , نصب , انارة )
8- صيانة بيئة المعهد وتشمل صيانة الحدائق.
9- صيانة مولدة المعهد وتوفير الكاز .
10- تشكيل لجان داخلية وخارجية للقيام باعمال مختلفة من فحوصات وتصليح اضافة الى لجنة المشتريات .